Datenschutz ist in der heutigen Zeit ein Thema von großer Bedeutung, nicht nur für große Konzerne, sondern auch für kleine und mittelständische Unternehmen. Betriebe jedweder Größenordnung sind zur Einhaltung des Datenschutzes gesetzlich verpflichtet. Nach wie vor wird die Nicht-Einhaltung mit außerordentlich hohen Sanktionen geahnte. Für Unternehmen gilt hierbei das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie die Europäische Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO).
Auf Basis dieser verpflichtenden Regelwerke müssen Betriebe festlegen, wie personenbezogene Daten erhoben, gespeichert, weiterverarbeitet bzw. weitergegeben und gelöscht werden. Mehr denn je ist für Unternehmen im Jahr 2023 demnach oberstes Ziel, die Zweckgebundenheit sicherzustellen.
Datenschutz am Arbeitsplatz: Schutz von Mitarbeiterdaten ist enorm wichtig
In diesem Zusammenhang ist es beispielsweise enorm wichtig, dass Betrieben nicht nur Kundendaten mit datenschutzrelevanten Inhalten, sondern auch die Daten ihrer Beschäftigten einem entsprechenden Schutzniveau unterwerfen. Der Datenschutz am Arbeitsplatz beinhaltet hierbei unter anderem die Voraussetzung, dass die Erhebung/Verarbeitung personenbezogener Daten per rechtlicher Vorschrift eindeutig gestattet und/oder angeordnet ist. Zu diesem Zweck muss die betroffene Person notwendigen Vorgängen schriftlich zustimmen.
Betriebe dürfen darüber hinaus grundlegende Mitarbeiterdaten erheben und zur Weiterverarbeitung verwenden, wenn es um die Aufnahme, Durchführung sowie Beendigung eines Arbeitsverhältnisses geht. Hier schreibt das Arbeitsrecht in seiner aktuellen Fassung vor, dass ebenfalls die Zweckgebundenheit gegeben sein muss.
Verfahrensverzeichnisse und TOMs: Dokumentationen für Handlungs- und Rechtssicherheit
Zu Dokumentationszwecken sowie zur zuverlässigen Gestaltung von datenschutzrelevanten und ebenso für alle Mitarbeitenden verpflichtenden Richtlinien müssen Verfahrensverzeichnisse, Prozesse sowie eine Auflistung von notwendigen technisch-organisatorischen Maßnahmen („TOMs“) niedergeschrieben sein. Diese Dokumente bzw. die darin enthaltenen Festlegungen sorgen sowohl für Handlungs- als auch Rechtssicherheit.
Externer Datenschutzbeauftragter: Zeitersparnis und Erfahrung für Unternehmen
Angesichts der Fülle an unterschiedlichen Vorgaben und fehlende Erfahrungswerte können insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen schnell vor kaum lösbare Herausforderungen stellen. Hier kann ein externer Datenschutzbeauftragter wie Immerce Consulting einen erheblichen Mehrwert in Form von Zeitersparnis und der Schonung personeller Ressourcen mit sich bringen. Gleichzeitig arbeiten externe Datenschutzbeauftragte in der Regel mit anderen Firmen zusammen und können ihre Erfahrung objektiv in einen Betrieb einbringen.
Regelmäßige Prüfungen für Rechtssicherheit und Fokus auf Kerngeschäft
Die fachlich korrekte Erstellung von Dokumentationen sowie regelmäßige Prüfungen der Wirksamkeit von getroffenen Maßnahmen obliegt ebenfalls einem externen Datenschutzbeauftragten und verleiht einem Betrieb Rechtssicherheit sowie die Möglichkeit, sich auf das eigentliche Kerngeschäft konzentrieren zu können.
Insgesamt bietet die Zusammenarbeit mit einem externen Datenschutzbeauftragten zahlreiche Vorteile für Unternehmen, die sich auf die Einhaltung der Datenschutzregeln konzentrieren möchten. So können sie sicherstellen, dass ihre Geschäftsprozesse im Einklang mit den Vorschriften stehen und sich zugleich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Darüber hinaus haben sie durch die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Datenschutzbeauftragten die Gewissheit, dass sie stets auf dem neuesten Stand der rechtlichen Anforderungen sind und sich dadurch auch gegenüber Kunden und Geschäftspartnern als verantwortungsvoller und vertrauenswürdiger Partner präsentieren können.
