Aktenbestand der Ausländerbehörde mit über 7.500 Personen wird gescannt
Das Rathaus Sinsheim startet einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung: In Zusammenarbeit mit dem örtlichen Dienstleister Infoscan GmbH aus Reihen wird der Aktenbestand der Ausländerbehörde, welcher mehr als 7.500 Personen umfasst, gescannt und für die digitale Nutzung aufbereitet.
Dieses Projekt stellt einen wichtigen Meilenstein in der Modernisierung der Sinsheimer Verwaltung dar und soll die Effizienz und Nachhaltigkeit der behördlichen Abläufe maßgeblich steigern. Mit dem Scannen der Daten wird der Grundstein für die Einführung der rein elektronischen Akte in diesem Bereich gelegt.
W E R B U N G
Scan und Digitalisierung
Im Rahmen der Digitalisierung wird der bisher umfangreiche Papieraktenbestand, der je nach Person schon mehrere hundert Seiten umfassen kann, in ein sicheres digitales Format überführt. Der Dienstleister Infoscan GmbH, der mit langjähriger Erfahrung im Bereich Dokumentenmanagement und Digitalisierung aufwartet, übernimmt das professionelle Scannen der Akten. Die Daten werden dabei datenschutzkonform und unter höchsten Sicherheitsstandards verarbeitet. Die Stadt ist froh, mit der Firma Infoscan so einen verlässlichen Partner an der Seite zu haben. „Mit der Digitalisierung unserer Papierakten möchten wir nicht nur den Verwaltungsaufwand verringern, sondern langfristig auch den Bürgerservice verbessern und unsere Verwaltungsabläufe nachhaltig optimieren“, erklärt Oberbürgermeister Marco Siesing.
Auch Reinhard Bayer, Geschäftsführer der Firma Infoscan, ist überzeugt, dass durch die langjährige Erfahrung im Bereich Digitalisierung die Firma Infoscan als zuverlässiger Auftragnehmer der Stadtverwaltung hilfreich zur Seite stehen wird: „Wir freuen uns, dieses zukunftsweisende Projekt gemeinsam mit unserer Heimatstadt umsetzen zu dürfen. Digitalisierung ist ein wichtiger Schritt für die effiziente und transparente Verwaltung, und wir sind stolz darauf, mit unserer Expertise einen Beitrag zur Verbesserung der öffentlichen Dienstleistungen zu leisten“.
Vorteile der Digitalisierung
Durch die Digitalisierung der Akten werden die Archivierung sowie die Bearbeitung von Anfragen erheblich vereinfacht. Zukünftig wird es möglich sein, die Daten in elektronischer Form schnell und gezielt zu durchsuchen, was den Arbeitsaufwand der Verwaltungsmitarbeiter reduzieren wird. Der weitere positive Nebeneffekt ist der Platzgewinn im Rathaus, da die Aktenberge einen immensen Platzbedarf mit sich bringen.
Quelle: Stadt Sinsheim
