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Arbeitseffizienz steigern – An diesen Stellschrauben können Unternehmen drehen

21. Juni 2024 | Beruf & Ausbildung

Wenn es an den Unternehmenserfolg geht, kommen vielen Menschen sofort Themen wie Umsätze und Bilanzen in den Sinn. Dabei beginnt dieser meist auf einer viel tieferen Ebene und ist maßgeblich von den internen Prozessen abhängig. Ein Schlüsselfaktor, der dabei eine nicht unerhebliche Rolle spielt? Effizienz!

Effizienz ist jedoch kein Hexenwerk, sondern das Ergebnis vieler kleiner Schritte. Indem Unternehmen beispielsweise stabile Systeme etablieren, Arbeits- und Entscheidungsprozesse optimieren und IT-Patchen, legen sie den Grundstein für den Erfolg Ihres Unternehmens.

Stabile Systeme, die gut ineinandergreifen

In der heutigen Zeit sitzt wohl jeder Mitarbeiter im Büro vor einem PC. Unsere Arbeitsgeräte sind nämlich längst nicht mehr Stift und Papier, sondern verschiedene Systeme, Tools und Programme, in denen wir unserer Arbeit nachgehen. Unternehmen sollten jedoch nicht wahllos neue Tools einsetzen, sondern immer darauf achten, dass sie sich perfekt in die Software-Landschaft integrieren lassen.

Aber selbst wenn alles gut harmoniert und die Systeme kompatibel sind, kann es immer wieder zu Störungen kommen. Ein System ist zu langsam? Es gibt Konflikte oder das Programm stürzt ständig ab? Was am Anfang recht harmlos klingt, kann sich am Ende negativ auf den Unternehmenserfolg auswirken. Denn solch kleine Probleme sind Zeitfresser und gehen auf lange Sicht nicht nur auf Effizienz, sondern auch auf Geld.

Ein automatisches Patch Management sorgt dafür, dass alle Systeme stabil laufen und die Mitarbeiter effizient arbeiten können. Die automatischen Updates haben dazu noch den Vorteil, dass alles auf dem neuesten Stand ist und aktuellen Sicherheitsstandards entspricht.

Arbeitsprozesse optimieren

Jedes Unternehmen besteht aus zahlreichen Prozessen, die wie kleine Zahnräder ineinandergreifen. Doch was passiert, wenn ein Zahnrad klemmt? Der ganze Ablauf gerät ins Stocken. Deshalb gilt es, wie bei den Systemen auch, die Prozesse aufeinander abzustimmen. Sie sollten auch regelmäßig eine Analyse der bestehenden Prozesse durchführen.

Gibt es hier oder da kleine Zeitfresser, die sich heimlich in den Arbeitsalltag geschlichen haben? Selbst ein einziges unnötiges Klicken kann sich auf ein Berufsleben auswirken, als Zeitfresser entpuppen. Gehen Sie daher Arbeitsschritte Schritt für Schritt durch, dokumentieren Sie diese und nehmen Sie Veränderungsvorschläge von den Mitarbeitern ernst.

Dazu gehört auch die Art, wie Informationen und Dokumente gespeichert werden. Denn je mehr Zeit Mitarbeiter benötigen, um an Informationen zu gelangen, desto mehr Effizienz geht verloren. Ein weiterer Prozess, den Sie unter die Lupe nehmen sollten, ist der Kommunikationsprozess. Wie gestaltet sich dieser im Büro und wie im Homeoffice?

Entscheidungsprozesse vereinfachen

Lange Entscheidungswege und unnötige bürokratische Hürden können echte Effizienzkiller sein. Denn wenn jede Entscheidung durch zig Hierarchien muss, bevor sie umgesetzt wird, sind Frust und Verzögerungen vorprogrammiert. So einige Projekte scheitern schon an diesem Punkt, bevor sie überhaupt erst richtig starten.

Setzen Sie daher auf klare Verantwortlichkeiten und schnelle Kommunikationswege. Machen Sie aber auch die Entscheidungswege transparent. Wer trifft welche Entscheidungen? Großprojekte können zwar die Genehmigung vom CEO erfordern, aber kleine Maßnahmen in einem einzelnen Team können bestimmt vom Abteilungsleiter getroffen werden. Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege sparen nicht nur Zeit ein, sondern sorgen dafür, dass Vorhaben effizient vorangetrieben werden können.

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